L'IA pour le dirigeant de PME, sur ses propres documents
Équiper la direction d'une PME d'un assistant qui répond à partir de ses propres contrats, procès-verbaux, comptes rendus et décisions.
Un dirigeant de PME (petite et moyenne entreprise) passe une part de son temps à chercher : le préavis du contrat de maintenance, la date de l'assemblée qui a approuvé les comptes, ce qui a été promis à un client en mars. Une IA utile pour lui est d'abord un assistant qui répond à partir de ses propres documents (contrats, baux, polices d'assurance, procès-verbaux, comptes rendus) et qui cite le passage, pour qu'il vérifie.
Ce site s'adresse aux dirigeants, associés, directeurs administratifs et assistants ou assistantes de direction. On n'y parle pas de prompts, ni de ce que l'IA « va changer » : on y parle de documents, de questions, de règles et de vérifications.
Le repère : une question, un document, une vérification
Avant de confier quoi que ce soit à un assistant, retenez cette règle en trois temps :
- Une question précise : « Quel est le préavis pour ne pas renouveler le contrat de location des véhicules ? Cite l'article. »
- Un document identifié : la réponse renvoie à un fichier nommé et à un passage. Sans référence, elle ne vaut rien.
- Une vérification humaine : vous relisez le passage original avant d'agir. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) recommande, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, de ne jamais reprendre telle quelle la réponse d'une IA générative.
Ce repère vaut pour toutes les pages du site. Il explique aussi la limite : l'assistant retrouve et résume, il ne remplace ni votre avocat, ni votre expert-comptable.
Les contrats
- Retrouver une clause dans un contrat : pourquoi la recherche par mot-clé échoue, et comment poser la question.
- Suivre les échéances de contrats : la date limite de préavis, le registre, les alertes.
- Gérer les contrats d'une PME : inventaire, classement, fiche par contrat, droits d'accès.
- La tacite reconduction entre professionnels : ce que dit le Code civil.
- La résiliation triennale du bail commercial : congé six mois avant la fin de la période, selon Entreprendre Service Public (fiche vérifiée le 28/05/2026).
Les décisions et la gouvernance
- Le registre des décisions : quel registre pour quelle société, papier ou électronique.
- Le procès-verbal d'assemblée de SAS : les décisions réservées aux associés et le contenu du procès-verbal.
- Le relevé de décisions de réunion : écrire une décision qu'on retrouvera, suivre les engagements pris.
- Préparer un comité de direction : ordre du jour, dossier, suivi.
- Le tableau de bord du dirigeant : les chiffres d'un côté, les échéances et décisions de l'autre.
L'avenir de l'entreprise et les règles de l'IA
- Préparer la transmission de son entreprise : les documents que demandera un repreneur, et l'écriture du savoir du dirigeant.
- La gouvernance de l'IA dans l'entreprise : qui décide, quelles règles, quel registre des outils.
Par où commencer
Commencez par ce qui coûte cher quand on l'oublie : les dates limites de vos contrats et de votre bail. Faites l'inventaire, rangez les versions signées, écrivez une fiche par contrat important. Ensuite seulement, confiez ces documents à un assistant réservé à la direction.
Plusieurs outils permettent de construire un tel assistant. ALMA, plateforme éditée par IArche, sert à créer des assistants qui répondent à partir des documents et des données de l'entreprise : chaque entreprise y construit sa base de connaissances en envoyant ses fichiers, puis configure son assistant, qu'elle peut partager avec son équipe selon des rôles et des permissions. Les questions d'accès et de confidentialité, essentielles pour des documents de direction, sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.
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Guides
- Gestion des contrats en PME : organiser sans logiciel lourd
Inventaire, classement, fiche par contrat, responsable, échéances, accès : tenir les contrats d'une PME et les interroger avec un assistant.
- Gouvernance de l'IA : qui décide, quelles règles
Qui choisit les outils d'IA, qui fixe les usages permis, qui vérifie : une gouvernance simple pour une PME, d'après la CNIL et le règlement européen.
- Préparer la transmission de son entreprise : les documents
Statuts, procès-verbaux, contrats, baux, savoir du dirigeant : documenter l'entreprise avant de la céder, et l'information des salariés.
- Préparer un comité de direction en PME, documents à l'appui
Ordre du jour, dossier préparatoire, suivi des décisions précédentes, échéances à venir : la méthode pour préparer un comité avec un assistant.
- Relevé de décisions de réunion : format et suivi
Compte rendu, relevé de décisions ou procès-verbal ? Le format d'un relevé utile, l'écriture d'une décision, et comment retrouver les engagements pris.
- Retrouver une clause dans un contrat, sans tout relire
Préavis, reconduction, révision de prix, délai de paiement : comment retrouver vite la bonne clause dans vos contrats, et ce qu'il faut vérifier.
- Suivi des échéances de contrats : la méthode pour PME
Ne plus rater une date limite de préavis : relever les échéances de vos contrats, calculer la date d'alerte, et vérifier avec un assistant documentaire.
Questions
- Procès-verbal d'assemblée de SAS : est-il obligatoire ?
Décisions collectives de SAS, contenu du procès-verbal, registre, signature électronique : ce qu'indique Service Public, et comment les retrouver.
- Tableau de bord du dirigeant : ce qu'un assistant y ajoute
Les chiffres viennent de vos outils de gestion ; échéances, décisions et engagements, de vos documents. Comment réunir les deux pour piloter.
Fiches
- Approbation des comptes annuels : délais et documents
Six mois en SARL, délai des statuts en SAS, procédure simplifiée en SASU : ce que disent les fiches officielles, et les documents à préparer.
- Bail commercial : la résiliation triennale, dates et forme
Congé tous les trois ans, six mois avant, par commissaire de justice ou recommandé : ce que dit Service Public, et ce qu'il faut relire dans votre bail.
- Cession du bail commercial : clauses et garantie solidaire
Bail cédé seul ou avec le fonds, clause d'agrément, garantie solidaire de trois ans, formalités : ce que dit Service Public, et ce qu'il faut relire.
- Charges du bail commercial : ce que le locataire paie
Inventaire limitatif, charges interdites, état récapitulatif au 30 septembre, travaux sur trois ans : vérifier les charges de votre bail commercial.
- Dépôt des comptes annuels : délai, pièces, confidentialité
Un mois après l'approbation, deux en ligne : les pièces à déposer au greffe selon la taille, la déclaration de confidentialité et les sanctions.
- Imprévision (article 1195) : renégocier un contrat
Changement imprévisible, exécution excessivement onéreuse, renégociation, juge : ce que dit l'article 1195 du Code civil, et ce qu'il faut relire avant.
- Registre des décisions : ce que la société doit tenir
Registre des procès-verbaux, décisions de l'associé unique, cotation, tenue électronique : ce qu'indique Service Public selon la forme de votre société.
- Renouvellement du bail commercial : délais et réponses
Demande dans les six mois, réponse du bailleur en trois mois, tacite prolongation, loyer plafonné : ce que dit Service Public sur le renouvellement.
- Révision du loyer commercial : triennale ou indexation
Révision tous les trois ans, clause d'échelle mobile, plafond de 10 % par an : ce que dit Service Public, et ce qu'il faut retrouver dans votre bail.
- Tacite reconduction entre professionnels : le texte
Contrat reconduit sans signature, durée indéterminée, préavis : ce que prévoit le Code civil entre entreprises, et où le lire dans vos contrats.