Que faut-il envoyer avant un comité de direction ?

L'ordre du jour avec, pour chaque point, ce qui est attendu (information, avis ou décision), les documents utiles, et l'état des décisions du comité précédent. Envoyé quelques jours avant, il permet à chacun d'arriver en ayant lu.

Le comité de direction peut-il prendre les décisions des associés ?

Non. Le comité de direction est une réunion de travail de l'équipe dirigeante. Les décisions que la loi ou les statuts réservent aux associés, comme l'approbation des comptes dans une SAS, suivent leurs propres règles.

Que peut faire un assistant IA dans la préparation ?

Rassembler ce qui a été décidé la dernière fois, lister les actions encore ouvertes, retrouver les échéances de contrats à venir et les passages utiles des documents. Il ne choisit ni les sujets ni les décisions.

Préparer un comité de direction en PME, documents à l'appui

Préparer un comité de direction, c'est envoyer quelques jours avant un ordre du jour où chaque point dit ce qu'on attend (informer, discuter, décider), avec les documents utiles et l'état des décisions de la réunion précédente. Le gros du travail est de rassembler : ce qui a été décidé, ce qui n'est pas fait, ce qui arrive. C'est là qu'un assistant qui lit vos propres documents fait gagner du temps.

Le comité de direction (souvent appelé CODIR) réunit le dirigeant et ses responsables. Ce n'est pas un organe des associés : dans une SAS (société par actions simplifiée), par exemple, la fiche d'Entreprendre Service Public sur la prise de décisions (vérifiée le 08/10/2025) rappelle que certaines décisions, comme l'approbation des comptes, reviennent aux associés. Le comité prépare, propose, suit ; il ne les remplace pas.

Les trois temps de la préparation

Quand	Quoi	Qui
Une semaine avant	Recueillir les sujets, faire le point des actions ouvertes	Le secrétaire du comité
Trois à quatre jours avant	Envoyer l'ordre du jour et le dossier	Le dirigeant valide
La veille	Relire, préparer ses questions	Chaque participant

L'ordre du jour qui fait avancer

Un ordre du jour utile tient sur une page. Pour chaque point : un titre, un porteur, une durée, et le résultat attendu.

Suivi des décisions précédentes (10 minutes) : ce qui est fait, ce qui ne l'est pas et pourquoi.
Chiffres du mois (15 minutes, information) : les indicateurs habituels, commentés par leur responsable.
Échéances à trois mois (10 minutes, décision) : contrats à renouveler ou à dénoncer, bail, assurances, renouvellements de certification.
Sujet de fond (30 minutes, décision) : un seul, préparé par une note de deux pages.
Points divers (5 minutes) : rien qui demande une décision.
Relecture des décisions prises (5 minutes) : on lit à voix haute ce qui sera écrit.

Le point 3 est souvent oublié : c'est pourtant là que se rattrapent les dates limites. La méthode de relevé est décrite sur le suivi des échéances de contrats.

Le dossier préparatoire

Le dossier rassemble ce qu'il faut avoir lu pour décider. Pour un sujet de fond, une note courte vaut mieux qu'un rapport :

la question posée au comité, en une phrase ;
les faits, avec leurs sources (contrat, compte rendu, offre reçue) ;
les options, avec ce que chacune engage ;
la proposition du porteur.

Ce que l'assistant de direction prépare

Un assistant qui lit vos comptes rendus, relevés de décisions et contrats répond à des demandes comme :

« Liste les décisions du comité du mois dernier et leur responsable. »
« Quelles actions décidées depuis septembre n'ont pas la mention « fait » dans les comptes rendus ? »
« Quels contrats arrivent à leur date limite de préavis dans les trois prochains mois ? »
« Qu'avions-nous décidé sur le recrutement d'un second technicien, et quand ? »
« Résume en dix lignes l'offre du nouveau transporteur, en citant les pages. »

Chaque réponse renvoie au document d'origine. Le secrétaire du comité vérifie avant d'intégrer au dossier : une décision mal citée dans un ordre du jour fait perdre la moitié de la réunion.

Pendant la réunion

Tenez une seule règle : chaque décision est formulée à voix haute, avec un responsable et une date. Le secrétaire l'écrit telle quelle. Le format est détaillé sur le relevé de décisions.

Après la réunion

Le relevé de décisions part dans les 48 heures.
Il rejoint le dossier des comptes rendus, là où l'assistant le lira.
Les dates limites décidées entrent dans l'agenda partagé.
Les sujets reportés sont notés pour le prochain ordre du jour.

Les précautions

Confidentialité. Les dossiers du comité contiennent des chiffres, des noms, parfois des projets de recrutement ou de départ. L'assistant qui les lit est réservé aux membres du comité. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) recommande, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, de définir par écrit les usages autorisés et interdits d'une IA générative et de faire vérifier ses résultats par un humain.
Les chiffres. L'assistant documentaire retrouve un commentaire écrit dans un compte rendu ; les chiffres du mois viennent de vos outils de gestion. Voir le tableau de bord du dirigeant.
La décision. L'assistant rassemble ; le comité décide.